Jaarrekening deponeren bij de KVK in 2026: deadlines, drempels en risico's

Een BV moet haar jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar bij de KVK deponeren; voor een kalenderjaar 2025 is dat 31 december 2026. De jaarrekening moet binnen vijf maanden worden opgemaakt (verlenging met maximaal vijf maanden is mogelijk) en binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd. Micro, kleine en middelgrote rechtspersonen deponeren verplicht digitaal, en sinds boekjaar 2025 geldt dat ook voor grote.

Die twaalf maanden zijn een buitengrens, geen planning. Bij een DGA die enig aandeelhouder en bestuurder is, valt de vaststelling vaak samen met het ondertekenen, en dan loopt de termijn van acht dagen vanaf die handtekening. Wie dat mist, deponeert te laat terwijl het boekjaar nog lang geen twaalf maanden oud is. En te laat deponeren is geen administratieve slordigheid: het is een economisch delict en in een faillissement een rechtstreekse route naar bestuurdersaansprakelijkheid.

Welke deadlines gelden er precies?

Voor een BV met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar 2025 ziet de keten er zo uit:

• Opmaken binnen vijf maanden: uiterlijk 31 mei 2026 (artikel 2:210 lid 1 BW). Opmaken betekent: het bestuur stelt de jaarrekening op en ondertekent hem.
• Verlenging met maximaal vijf maanden: de algemene vergadering kan de opmaaktermijn op grond van bijzondere omstandigheden verlengen, tot uiterlijk 31 oktober 2026. Leg dat besluit vast, want zonder besluit geldt de termijn van vijf maanden.
• Vaststellen: de algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. Daarna moet hij binnen acht dagen openbaar worden gemaakt (artikel 2:394 lid 1 BW).
• Uiterste termijn: is de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de (verlengde) opmaaktermijn vastgesteld, dan moet je de opgemaakte jaarrekening deponeren, met de vermelding dat hij nog niet is vastgesteld (artikel 2:394 lid 3 BW). Daarmee komt de buitengrens op twaalf maanden: 31 december 2026.

De DGA valkuil zit in artikel 2:210 lid 5 BW. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan geldt de ondertekening door alle bestuurders als vaststelling, mits ook de overige vergadergerechtigden hebben kunnen kennisnemen en ingestemd. Teken je als enig aandeelhouder en bestuurder op 15 september 2026, dan is de jaarrekening die dag vastgesteld en moet hij uiterlijk 23 september 2026 bij de KVK liggen.

Welke groottecategorie heeft je BV?

De categorie bepaalt wat je deponeert en of controle verplicht is. Je toetst drie criteria; je valt in een categorie als je op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie voldoet. Voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2024 gelden de verhoogde grensbedragen uit het implementatiebesluit (Staatsblad 2024, 52), die ook voor 2025 en 2026 gelden:

• Micro (artikel 2:395a BW): activa niet meer dan €450.000, netto omzet niet meer dan €900.000, gemiddeld minder dan 10 werknemers.
• Klein (artikel 2:396 BW): activa niet meer dan €7.500.000, netto omzet niet meer dan €15.000.000, gemiddeld minder dan 50 werknemers.
• Middelgroot (artikel 2:397 BW): activa niet meer dan €25.000.000, netto omzet niet meer dan €50.000.000, gemiddeld minder dan 250 werknemers.
• Groot: alles daarboven.

Het besluit mocht ook al op boekjaar 2023 worden toegepast. Voor het boekjaar 2024 werd de categorie bepaald op basis van de cijfers van dat jaar zelf; vanaf boekjaar 2025 kijk je weer naar twee opeenvolgende balansdata.

Twee nuances die bij holdings vaak worden gemist. Ten eerste toets je de criteria geconsolideerd: je telt de groepsmaatschappijen mee die je zou moeten consolideren als je een geconsolideerde jaarrekening zou opstellen, ook als je die in werkelijkheid niet maakt. Ten tweede is het microregime niet beschikbaar voor beleggingsmaatschappijen en participatiemaatschappijen (deelnemingsentiteiten) die alleen deelnemingen houden zonder bij het bestuur betrokken te zijn. Een persoonlijke holding die een managementfee factureert en actief bestuurt, valt daar doorgaans niet onder, maar toets het.

Wat deponeer je per categorie?

Je deponeert een publicatieversie, niet de volledige jaarrekening die de aandeelhouders vaststellen.

• Micro: alleen een beperkte balans, met enkele verplichte vermeldingen. Geen winst en verliesrekening, geen bestuursverslag.
• Klein: een beknopte balans en een beperkte toelichting. Geen winst en verliesrekening en geen bestuursverslag. Geen wettelijke controleplicht.
• Middelgroot: balans en toelichting (beperkt uitgesplitst), een beknopte winst en verliesrekening, het bestuursverslag, de overige gegevens en de controleverklaring van de accountant. Middelgrote rechtspersonen zijn controleplichtig.
• Groot: de volledige jaarrekening, het bestuursverslag, de overige gegevens en de controleverklaring.

Micro en kleine rechtspersonen mogen de jaarrekening opstellen op fiscale grondslagen. Dat bespaart werk, omdat de commerciële en fiscale cijfers dan gelijklopen. Wij gebruiken dat bij de meeste DGA BV's; meer daarover op onze pagina jaarrekening laten opstellen.

Hoe deponeer je digitaal?

Deponeren op papier kan niet meer voor micro, kleine en middelgrote rechtspersonen, en vanaf boekjaar 2025 ook niet meer voor grote. De jaarrekening gaat in XBRL formaat naar de KVK. Daarvoor zijn twee routes:

• Via SBR: je boekhouder of accountant maakt de publicatiestukken in jaarrekeningsoftware en deponeert ze via Standard Business Reporting. Daarvoor is een PKIoverheid certificaat nodig, dat de dienstverlener heeft.
• Via het KVK portaal Zelf deponeren: micro en kleine rechtspersonen kunnen daarin zelf de jaarrekening opstellen en deponeren. Middelgrote en grote rechtspersonen uploaden er een al vastgestelde jaarrekening. Inloggen gaat met eHerkenning (minimaal niveau 2), een account of een toegangscode van de KVK.

Deponeren is gratis. Direct na het deponeren ontvang je een bevestiging met een PDF, en de stukken zijn meteen in het Handelsregister in te zien. Banken, leveranciers en kredietbeoordelaars lezen die gegevens; een ontbrekende of late jaarrekening drukt je kredietwaardigheid.

Wat zijn de gevolgen van te laat deponeren?

• Economisch delict: niet of niet tijdig deponeren is strafbaar op grond van de Wet op de economische delicten. Het Openbaar Ministerie kan een geldboete opleggen; in ernstige gevallen zijn ook hechtenis en een taakstraf mogelijk.
• Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement: heeft het bestuur niet voldaan aan de publicatieplicht, dan staat volgens artikel 2:248 lid 2 BW vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. Daarnaast wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. De curator kan de bestuurders dan hoofdelijk aanspreken voor het tekort in het faillissement. Dit speelt over de periode van drie jaar voor het faillissement.
• Het vermoeden is lastig te weerleggen: de bestuurder moet aantonen dat andere feiten het faillissement hebben veroorzaakt. Alleen een onbelangrijk verzuim (een paar dagen te laat, zonder verdere gevolgen) blijft volgens de rechtspraak buiten beschouwing.
• Ook een gezonde BV loopt risico: wie vandaag te laat deponeert en over twee jaar onverwacht failliet gaat, heeft dat verzuim in het dossier van de curator staan.

Dit hangt samen met de administratieplicht van artikel 2:10 BW. Een administratie die niet op orde is, levert dezelfde vaststaande onbehoorlijke taakvervulling op.

Holding en 403 verklaring: wanneer werkt dat?

Met een 403 verklaring hoeft een dochtermaatschappij haar jaarrekening niet volgens de wettelijke regels in te richten en niet te deponeren. Voorwaarden in hoofdlijnen (artikel 2:403 BW):

• De moeder consolideert: de financiële gegevens van de dochter zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van de moeder.
• De moeder staat hoofdelijk in: de moeder verklaart zich hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de dochter uit rechtshandelingen. Die verklaring wordt bij de KVK van de dochter gedeponeerd.
• De aandeelhouders van de dochter stemmen in: elk boekjaar opnieuw, schriftelijk vastgelegd.
• De geconsolideerde jaarrekening van de moeder wordt gedeponeerd: ook bij het dossier van de dochter, of er wordt naar verwezen.

Beslisregel: een 403 verklaring bespaart alleen werk als de holding toch al een geconsolideerde jaarrekening maakt. Veel kleine holdings zijn vrijgesteld van consolidatie (artikel 2:407 lid 2 BW). Gaan zij consolideren om de 403 te kunnen gebruiken, dan vervangen ze het ene stuk door het andere en gaan ze daarnaast een hoofdelijke aansprakelijkheid aan. Voor de typische DGA structuur met één werkmaatschappij is apart deponeren meestal eenvoudiger. Bij een groep met meerdere werkmaatschappijen en een geconsolideerde jaarrekening kan de 403 wel lonen. Lees meer in holding structuur opzetten en fiscale eenheid vpb.

Rekenvoorbeeld: holding met werkmaatschappij

DGA Sanne heeft een holding BV die 100% van de aandelen houdt in een werk BV. Cijfers per 31 december 2025 (en vergelijkbaar per 31 december 2024):

• Werk BV: activa €1.200.000, netto omzet €3.100.000, gemiddeld 14 werknemers. Activa en omzet liggen boven de microgrenzen, maar ruim onder de kleine grenzen. Categorie: klein.
• Holding, enkelvoudig bekeken: activa €600.000 (deelneming en liquide middelen), managementfee €120.000, geen werknemers. Enkelvoudig lijkt dat micro, maar de criteria worden geconsolideerd getoetst. Met de werk BV erbij liggen activa en omzet boven de microgrenzen. Categorie: klein.

Beide BV's deponeren dus een beknopte balans met beperkte toelichting. Sanne is in beide BV's enig bestuurder. Zij ondertekent beide jaarrekeningen op 30 juni 2026 en stelt ze dezelfde dag vast: bij de holding door haar handtekening als enig aandeelhouder en bestuurder, bij de werk BV met een aandeelhoudersbesluit dat zij namens de holding tekent. De publicatiestukken moeten dan uiterlijk 8 juli 2026 zijn gedeponeerd, niet op 31 december. Bij een omzetstijging naar €16 miljoen en activa van €8 miljoen op twee opeenvolgende balansdata zou de groep middelgroot worden, met controleplicht en een winst en verliesrekening in de publicatie.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat de deadline altijd 31 december is: bij een DGA BV is het meestal acht dagen na ondertekening.
• Verlenging niet vastleggen: zonder AVA besluit geldt de opmaaktermijn van vijf maanden.
• De volledige jaarrekening deponeren: een kleine BV hoeft geen winst en verliesrekening openbaar te maken. Wie de volledige versie deponeert, geeft concurrenten en klanten onnodig inzicht in marges.
• Holding enkelvoudig toetsen: de groottecriteria zijn geconsolideerd.
• De categorie niet herijken: een groeiende werk BV kan na twee balansdata middelgroot worden, met controleplicht. Dat vraagt maanden voorbereiding, zie audit ready.
• Een 403 verklaring vergeten in te trekken: de hoofdelijke aansprakelijkheid loopt door tot de verklaring formeel is ingetrokken.

Stappenplan voor de jaarrekening 2025

• Bepaal de categorie per BV, geconsolideerd, over twee balansdata.
• Plan de opmaak voor 31 mei 2026, of leg een verlengingsbesluit vast.
• Maak de jaarrekening en de publicatieversie tegelijk, op fiscale grondslagen als dat kan.
• Plan ondertekening en deponering samen: zet de deponering in dezelfde week als de handtekening.
• Deponeer digitaal via SBR of het KVK portaal Zelf deponeren en bewaar de bevestiging.
• Controleer het Handelsregister op de gedeponeerde stukken.
• Zet de volgende deadline direct in de agenda voor het boekjaar 2026.

Wat dit voor je betekent

Als je DGA bent van een of meer BV's, dan is de deponering geen formaliteit aan het eind van het jaar maar het sluitstuk van de jaarrekening. Wij maken de jaarrekening en de publicatieversie in één werkgang, plannen de ondertekening en deponeren in dezelfde week via SBR. Bij holdingstructuren toetsen we de categorie geconsolideerd en leggen we vast waarom een 403 verklaring wel of niet zinvol is. Voor de wettelijke controle bij middelgrote BV's werk je met een controlerend accountant; wij zorgen dat de administratie daarvoor klaarligt.

Let op: Dit artikel is met zorg samengesteld op basis van de wet- en regelgeving zoals die in 2026 geldt en is bedoeld als algemene toelichting. Het vormt geen persoonlijk juridisch of fiscaal advies. Je eigen situatie kan tot een andere uitkomst leiden. Overleg altijd met je adviseur voordat je beslissingen neemt.

Veelgestelde vragen

• Wanneer moet de jaarrekening 2025 bij de KVK liggen? Uiterlijk 31 december 2026 bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar. Is de jaarrekening eerder vastgesteld, dan moet je binnen acht dagen na vaststelling deponeren. Bij een DGA die enig aandeelhouder en bestuurder is, is dat acht dagen na ondertekening.
• Wat zijn de groottecriteria voor een kleine BV? Activa niet meer dan €7,5 miljoen, netto omzet niet meer dan €15 miljoen en gemiddeld minder dan 50 werknemers. Je moet op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie voldoen.
• Moet een micro BV een winst en verliesrekening deponeren? Nee. Een micro rechtspersoon deponeert alleen een beperkte balans. Ook een kleine BV deponeert geen winst en verliesrekening.
• Kan ik zelf deponeren zonder boekhouder? Ja, micro en kleine rechtspersonen kunnen het KVK portaal Zelf deponeren gebruiken met eHerkenning. De jaarrekening moet wel kloppen met de vastgestelde versie.
• Wat gebeurt er als ik een paar dagen te laat ben? Formeel is dat een overtreding. Bij een faillissement beschouwt de rechter een verzuim van enkele dagen zonder gevolgen meestal als onbelangrijk, maar daar kun je beter niet op rekenen.
• Moet mijn holding apart deponeren? Ja, elke BV deponeert zelf, tenzij een dochter gebruikmaakt van een 403 verklaring. De holding zelf deponeert altijd.

Bronnen

• KVK, Uiterste termijn deponeren jaarrekening (https://www.kvk.nl/deponeren/uiterste-termijn-deponeren-jaarrekening/)
• KVK, Waaruit bestaat de jaarrekening? (https://www.kvk.nl/deponeren/waaruit-bestaat-de-jaarrekening/)
• KVK, Jaarrekening deponeren bedrijfsklasse micro en klein (https://www.kvk.nl/deponeren/jaarrekening-deponeren-bedrijfsklasse-micro-en-klein/)
• KVK, Zelf deponeren van je jaarrekening (https://www.kvk.nl/deponeren/zelf-deponeren-jaarrekening/)
• KVK, Deponeren met SBR (https://www.kvk.nl/deponeren/deponeren-met-sbr/)
• Staatsblad 2024, 52, Implementatiebesluit richtlijn verhoging grensbedragen (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2024-52.html)
• Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 2:10, 2:210, 2:248, 2:394 tot en met 2:397, 2:403 en 2:407 (https://wetten.overheid.nl/BWBR0003045)
• Stibbe, Implementatiebesluit richtlijn verhoging grensbedragen in werking getreden (https://www.stibbe.com/nl/publications-and-insights/implementatiebesluit-richtlijn-verhoging-grensbedragen-in-werking)

Lees ook: Holdingstructuur opzetten in 2026: voordelen, stappenplan en kosten · Dividend uitkeren uit je BV in 2026: box 2, balanstest en strategie · Rekening-courant DGA en de Wet excessief lenen: de €500.000-grens in 2026

Liever laten regelen?

Wil je dat je jaarrekening op tijd klaar is, op de juiste manier gedeponeerd en zonder verrassingen voor je holding? Bekijk jaarrekening laten opstellen en onze aanpak voor holdings en DGA's, of plan een vrijblijvende kennismaking.