Forecasting voor founders: van onderbuik naar onderbouwing
Een praktische aanpak om je eerste rolling forecast op te zetten, zonder finance-achtergrond.
Voor reclame-, marketing- & creatieve bureaus
Weten wat elk project echt oplevert.
Een bureau verkoopt uren, ideeën en de tijd van je mensen, en je winst zit verstopt in het verschil tussen wat een project kost en wat je ervoor factureert. Een strakke pitch zegt niets als de uitvoering stilletjes je marge opeet. Wij koppelen je urenregistratie, je facturatie en je administratie aan elkaar en laten per project, per klant en per medewerker zien wat er werkelijk overblijft. Freelance-inhuur, retainers en declarabiliteit worden zichtbaar in plaats van een gevoel. Zo stuur je op marge, niet op omzet.
De uitdaging
Herken je dit?
Een bureau runnen op omzet alleen is stuurloos varen. Dit zijn de knelpunten die we het vaakst zien bij reclame-, marketing- en creatieve bureaus.
Uren maal tarief loopt weg
Je calculeert een project op uren maal tarief, maar de werkelijkheid loopt uit: extra rondes, meer overleg, scope creep. Waar je marge verdampt zie je pas als het geld op is.
Uren, facturen en boekhouding los
Je uren staan in het ene systeem, je facturen in het andere en je administratie weer ergens anders. Wat je verantwoordde en wat je factureerde sluit zelden naadloos aan.
Freelance-inhuur drukt je marge
Je huurt freelancers in op piekmomenten, maar of je die uren met opslag doorbelast of erop toelegt, dat verdwijnt in het totaal en zie je per project niet terug.
Onderhanden werk vertekent je maand
Projecten die over de maandgrens lopen, voorschotten en nog te factureren uren maken je resultaat vertekend. Zonder goede verwerking klopt je maandcijfer niet.
Retainers en projecten door elkaar
Vaste maandbedragen naast losse projecten maken je omzet grillig om te lezen. Welk deel is voorspelbare retainer-omzet en welk deel eenmalig werk?
Boekhouder denkt niet in projecten
Je legt telkens opnieuw uit hoe declarabiliteit, projectmarge of freelance-doorbelasting werkt. Je wilt een partij die in projecten denkt, niet alleen in grootboekrekeningen.
Onze aanpak
Van uren naar projectmarge.
We zorgen dat je administratie tot op de cent klopt, en bouwen daar de projectinzichten op waarmee je je bureau laat renderen.
Boekhouding op projectniveau
We voeren je volledige administratie in Moneybird of Exact Online en richten die zo in dat kosten en opbrengsten per project en per klant zichtbaar worden, niet alleen op je totaalresultaat.
Uren en facturatie gekoppeld
We koppelen je urenregistratie en facturatie aan je boekhouding, zodat gewerkte uren, gefactureerde bedragen en je omzet automatisch op elkaar aansluiten.
Projectmarge en freelance-inhuur
We rapporteren per project wat het kostte aan eigen uren en freelance-inhuur en wat het opleverde, zodat je ziet welke opdrachten je winst dragen en welke je geld kosten.
Declarabiliteit per medewerker
We brengen in beeld hoeveel van de uren van je team factureerbaar is, zodat je stuurt op bezetting en weet wanneer je ruimte hebt om aan te nemen of moet inhuren.
Retainers en cashflow bewaakt
We splitsen je vaste retainer-omzet van je projectomzet en bewaken je cashflow, zodat je maandcijfer klopt en je het gat tussen geleverd werk en betaling overbrugt.
Meegroeien naar CFO-niveau
Groeit je bureau, dan schakelt je boekhouding door naar Finance-as-a-Service en finance-expertise op afroep, met een fractional CFO die met je meestuurt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over boekhouding voor bureaus.
Waarom heb ik een boekhouder nodig die in projecten denkt?
Een bureau draait op vraagstukken die een algemene boekhouder zelden dagelijks ziet: projectmarge, onderhanden werk, declarabiliteit, freelance-doorbelasting en de aansluiting tussen gewerkte uren en gefactureerde omzet. Doordat wij daarop zijn ingericht, klopt niet alleen je administratie, maar krijg je ook de cijfers waarmee je per project en per klant stuurt.
Koppelen jullie mijn urenregistratie aan de boekhouding?
Ja. We koppelen gangbare uren- en facturatiesystemen aan je boekhouding in Moneybird of Exact Online, zodat gewerkte uren, gefactureerde bedragen en je omzet automatisch op elkaar aansluiten. Zo verdwijnt het handwerk en klopt je projectmarge.
Kan ik zien of mijn freelance-inhuur uit kan?
Ja. We verwerken de kosten van ingehuurde freelancers per project en zetten die af tegen wat je doorbelastte. Zo zie je of je met opslag factureert of erop toelegt, en op welke opdrachten je inhuur je marge kost.
Hoe gaan jullie om met retainers naast projectwerk?
We splitsen je vaste retainer-omzet van je eenmalige projectomzet, zodat je ziet welk deel van je omzet voorspelbaar is en welk deel per maand schommelt. Dat maakt je cashflow en je capaciteitsplanning een stuk rustiger te sturen.
Krijg ik inzicht in de declarabiliteit van mijn team?
Zeker. We brengen in beeld hoeveel van de uren van je mensen factureerbaar is en hoe je bezetting zich ontwikkelt. Daarmee stuur je op rendement en weet je onderbouwd wanneer je iemand kunt aannemen of beter inhuurt.
Kunnen jullie meegroeien als mijn bureau groter wordt?
Ja. Je start met boekhouding en projectinzicht voor een vast maandbedrag vanaf €125, en als je groeit schaalt je pakket door naar Finance-as-a-Service en finance-expertise op afroep met een fractional CFO. Zo houd je één partner die je bureau kent, van de eerste factuur tot investor-ready cijfers.
Beoordelingen
Wat ondernemers over ons zeggen
5,0
★★★★★
Moneybird
★★★★★
★★★★★
✓ Geverifieerd
“OneStone neemt mijn boekhouding volledig uit handen. Geen gedoe, geen verrassingen. Gewoon goed geregeld en transparant.”
TGoogle
Tom
Ondernemer
★★★★★
✓ Geverifieerd
“Professioneel administratiekantoor dat niet alleen de administratie netjes verzorgt, maar ook proactief meedenkt en met waardevol advies komt. De communicatie is uitstekend.”
PGoogle
Patrick
Ondernemer
★★★★★
✓ Geverifieerd
“Fijne samenwerking met 1Stone Advisory! Een betrokken en professionele partij met veel kennis van finance, strategie en groei. Ze denken echt mee en bieden praktische ondersteuning die direct waarde toevoegt.”
LGoogle
Luc
Organisatie
Zo werken we
In drie stappen geregeld.
01
Kennismaken & doorlichten
In 30 minuten bespreken we je bureau, je systemen en je grootste finance-vraagstukken. Je weet meteen wat we voor je kunnen betekenen en wat het kost.
02
Koppelen & overnemen
We koppelen je uren en facturatie, nemen je administratie over en richten je projectadministratie en rapportage in. Jij hoeft niets uit te zoeken.
03
Sturen op marge
Elke maand een kloppende administratie en heldere rapportage over je projectmarge, je declarabiliteit en je cashflow, met een team dat proactief meedenkt over groei.
Klaar om te sturen op je echte projectmarge?
Plan een vrijblijvende kennismaking. Binnen 30 minuten weet je hoe wij je uren, facturatie en administratie koppelen en wat elk project je werkelijk oplevert.
Binnen 30 minuten · vrijblijvend · geen verkooppraat