Ondernemen

Projectadministratie voor bureaus: grip op uren, marge en onderhanden werk

Blog · 6 min leestijd

Weet u aan het eind van een project of u er iets aan hebt verdiend? Voor bureaus die op uren draaien, van marketing- en designbureaus tot ingenieurs- en adviesbureaus, staat of valt het rendement met de projectadministratie. Wie uren, marge en onderhanden werk niet scherp bijhoudt, stuurt op een onderbuikgevoel. Wij laten zien hoe u er grip op krijgt in 2026.

Bij een bureau is uw belangrijkste kostenpost tegelijk uw belangrijkste product: de tijd van uw mensen. Toch weten veel bureaus pas bij de jaarrekening of een project winstgevend was, en dan is bijsturen te laat. Een goede projectadministratie maakt per project, per klant en per medewerker zichtbaar wat het werk oplevert, terwijl het nog loopt. Dat begint bij drie fundamenten: uren, marge en onderhanden werk.

Uren als basis van uw cijfers

Alles begint bij een betrouwbare urenregistratie. Niet als controlemiddel, maar als bron van uw stuurinformatie. Belangrijk is het onderscheid tussen soorten uren.

Declarabele uren: uren die u aan een klant kunt doorbelasten.
Niet-declarabele uren: intern werk, acquisitie, opleiding en leegloop.
De declarabiliteit: het percentage van de beschikbare uren dat declarabel is. Dit is een van de belangrijkste knoppen voor uw rendement.

Registreer uren per project en per medewerker, met een intern uurtarief (de kostprijs van een uur) en een verkooptarief. Zo kunt u realisatie tegen begroting afzetten en zien waar tijd weglekt.

Marge per project bewaken

Omzet zegt weinig zonder de kosten die eronder liggen. De projectmarge is het verschil tussen de opbrengst van een project en de kostprijs van de daaraan bestede uren en directe kosten.

Werkt u op fixed price, dan draagt u het risico van uitloop: elk extra uur drukt uw marge.
Werkt u op nacalculatie of regie, dan verschuift dat risico naar de klant, mits u de meeruren goed vastlegt en factureert.
Scope creep, meerwerk dat niet wordt vastgelegd, is de stille margekiller van veel bureaus.

Door de marge per project te volgen, ziet u niet alleen welke projecten renderen, maar ook welke klanten of type opdrachten structureel te krap zijn geprijsd.

Onderhanden werk op de balans

Loopt een project over de jaargrens of over meerdere maanden heen, dan heeft u onderhanden werk (OHW): werk dat u al hebt uitgevoerd maar nog niet (volledig) hebt gefactureerd. Fiscaal en bedrijfseconomisch moet u dit onderhanden werk waarderen naar de voortgang van het werk.

U neemt winst naar rato van de voortgang, niet pas bij de eindfactuur. Een project dat halverwege is, telt voor de helft van de verwachte opbrengst mee.
OHW staat als actiefpost op de balans en beinvloedt zowel uw resultaat als uw belastbare winst.
Een zuivere OHW-waardering voorkomt dat uw cijfers schommelen op het ritme van uw facturatie in plaats van op uw werkelijke prestatie.

Voor de cashflow is het slim om in termijnen te factureren, met een voorschot vooraf en tussentijdse termijnen bij mijlpalen, zodat u niet uw hele project voorfinanciert.

Rekenvoorbeeld

Stel, u neemt een project aan voor een vaste prijs van 20.000 euro. U begroot 160 uur tegen een intern uurtarief van 65 euro.

Begrote kostprijs: 160 x 65 = 10.400 euro. Begrote marge: 9.600 euro, oftewel 48%.
In werkelijkheid kost het 210 uur. Werkelijke kostprijs: 210 x 65 = 13.650 euro. Werkelijke marge: 6.350 euro, oftewel 32%.
Aan het eind van het boekjaar is het project voor 75% klaar. U verantwoordt dan 75% van 20.000 = 15.000 euro als onderhanden werk en omzet, met de bijbehorende kosten.

De 50 uur uitloop kostte u 16 procentpunt marge. Had u dat halverwege gezien, dan had u kunnen bijsturen of meerwerk in rekening kunnen brengen.

De KPI's die tellen

Voor een bureau zijn dit de cijfers waarop u wilt sturen:

Declarabiliteit per medewerker en per team.
Gerealiseerd uurtarief: de werkelijke opbrengst per gewerkt uur, versus uw standaardtarief.
Projectmarge per project, klant en opdrachttype.
Onderhanden werk: hoeveel onbetaald werk er op de balans staat.

Wat dit betekent voor u

Zo passen wij dit toe bij OneStone. Wij richten uw projectadministratie zo in dat uren, tarieven en kosten automatisch doorlopen naar marge per project en een correcte OHW-waardering, gekoppeld aan de tools die u al gebruikt. In plaats van een jaarrekening die achteraf vertelt hoe het ging, krijgt u maandelijkse stuurinformatie waarmee u tijdens het project kunt ingrijpen. Zo weet u niet alleen dat u het druk hebt, maar ook of u eraan verdient.

Let op. Dit artikel is met zorg samengesteld en is bedoeld als algemene toelichting op de administratie en fiscale behandeling zoals die geldt voor 2026. Het vormt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Uw eigen situatie kan tot een andere uitkomst leiden. Overleg altijd met uw adviseur van OneStone voordat u beslissingen neemt.