Weet je aan het eind van een project of je er iets aan hebt verdiend? Voor bureaus die op uren draaien, van marketing- en designbureaus tot ingenieurs- en adviesbureaus, staat of valt het rendement met de projectadministratie. Wie uren, marge en onderhanden werk niet scherp bijhoudt, stuurt op een onderbuikgevoel. Wij laten zien hoe je er grip op krijgt in 2026.
Bij een bureau is je belangrijkste kostenpost tegelijk je belangrijkste product: de tijd van je mensen. Toch weten veel bureaus pas bij de jaarrekening of een project winstgevend was, en dan is bijsturen te laat. Een goede projectadministratie maakt per project, per klant en per medewerker zichtbaar wat het werk oplevert, terwijl het nog loopt. Dat begint bij drie fundamenten: uren, marge en onderhanden werk.
Alles begint bij een betrouwbare urenregistratie. Niet als controlemiddel, maar als bron van je stuurinformatie. Belangrijk is het onderscheid tussen soorten uren.
Registreer uren per project en per medewerker, met een intern uurtarief (de kostprijs van een uur) en een verkooptarief. Zo kun je realisatie tegen begroting afzetten en zien waar tijd weglekt.
Omzet zegt weinig zonder de kosten die eronder liggen. De projectmarge is het verschil tussen de opbrengst van een project en de kostprijs van de daaraan bestede uren en directe kosten.
Door de marge per project te volgen, zie je niet alleen welke projecten renderen, maar ook welke klanten of type opdrachten structureel te krap zijn geprijsd.
Loopt een project over de jaargrens of over meerdere maanden heen, dan heb je onderhanden werk (OHW): werk dat je al hebt uitgevoerd maar nog niet (volledig) hebt gefactureerd. Fiscaal en bedrijfseconomisch moet je dit onderhanden werk waarderen naar de voortgang van het werk.
Voor de cashflow is het slim om in termijnen te factureren, met een voorschot vooraf en tussentijdse termijnen bij mijlpalen, zodat je niet je hele project voorfinanciert.
Stel, je neemt een project aan voor een vaste prijs van 20.000 euro. Je begroot 160 uur tegen een intern uurtarief van 65 euro.
De 50 uur uitloop kostte je 16 procentpunt marge. Had je dat halverwege gezien, dan had je kunnen bijsturen of meerwerk in rekening kunnen brengen.
Voor een bureau zijn dit de cijfers waarop je wilt sturen:
Zo passen wij dit toe bij OneStone. Wij richten je projectadministratie zo in dat uren, tarieven en kosten automatisch doorlopen naar marge per project en een correcte OHW-waardering, gekoppeld aan de tools die je al gebruikt. In plaats van een jaarrekening die achteraf vertelt hoe het ging, krijg je maandelijkse stuurinformatie waarmee je tijdens het project kunt ingrijpen. Zo weet je niet alleen dat je het druk hebt, maar ook of je eraan verdient.
Let op. Dit artikel is met zorg samengesteld en is bedoeld als algemene toelichting op de administratie en fiscale behandeling zoals die geldt voor 2026. Het vormt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Je eigen situatie kan tot een andere uitkomst leiden. Overleg altijd met je adviseur van OneStone voordat je beslissingen neemt.
Welke uren moet ik registreren om op marge te kunnen sturen?
Alle uren, maar wel gescheiden. Declarabele uren kun je aan een klant doorbelasten; niet-declarabele uren zijn intern werk, acquisitie, opleiding en leegloop. Het percentage van je beschikbare uren dat declarabel is, je declarabiliteit, is een van de belangrijkste knoppen voor je rendement. Registreer per project en per medewerker, met zowel een intern uurtarief (de kostprijs van een uur) als een verkooptarief, zodat je realisatie tegen begroting kunt afzetten.
Wat is onderhanden werk en waarom staat het op de balans?
Onderhanden werk is werk dat je al hebt uitgevoerd maar nog niet of niet volledig hebt gefactureerd, bij projecten die over meerdere maanden of over de jaargrens heen lopen. Je waardeert het naar de voortgang van het werk: een project dat halverwege is, telt voor de helft van de verwachte opbrengst mee. Het staat als actiefpost op de balans en beïnvloedt zowel je resultaat als je belastbare winst. Een zuivere waardering voorkomt dat je cijfers schommelen op het ritme van je facturatie in plaats van op je werkelijke prestatie.
Wat is het verschil tussen fixed price en nacalculatie voor mijn marge?
Bij fixed price draag je zelf het risico van uitloop: elk extra uur drukt je marge. Bij nacalculatie of regie verschuift dat risico naar de klant, mits je de meeruren goed vastlegt en ook daadwerkelijk factureert. Scope creep, meerwerk dat niet wordt vastgelegd, is in beide gevallen de stille margekiller van veel bureaus.
Op welke cijfers stuur ik als bureau?
Vier. De declarabiliteit per medewerker en per team. Het gerealiseerde uurtarief: de werkelijke opbrengst per gewerkt uur, afgezet tegen je standaardtarief. De projectmarge per project, per klant en per opdrachttype. En het onderhanden werk: hoeveel onbetaald werk er op de balans staat. Voor je cashflow helpt het daarnaast om in termijnen te factureren, met een voorschot vooraf en tussentijdse termijnen bij mijlpalen.
Dit artikel is gebaseerd op de volgende gezaghebbende bronnen:
OneStone neemt je projectadministratie, rapportage en boekhouding volledig uit handen. Bekijk onze finance voor zakelijke dienstverlening, speciaal voor bureaus en agencies, of plan een vrijblijvende kennismaking.
Plan een vrijblijvende kennismaking. We kijken samen naar je cijfers en waar de meeste winst te halen valt.
Het handhavingsmoratorium is voorbij, de naheffing loopt terug tot 1 januari 2025 en op 31 december 2026 gaat het rechtsvermoeden onder €38 per uur in. Dit moeten opdrachtgevers en zzp'ers nu regelen.
In 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% daarboven. Wat je daarin kwijt kunt, wat er gericht vrijgesteld is en hoe je de 80% eindheffing voorkomt.
BV of eenmanszaak?
