De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) is in 2026 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Binnen die ruimte geef je onbelast vergoedingen en verstrekkingen zoals een kerstpakket of personeelsuitje. Wat je erboven uitgeeft, belast de Belastingdienst bij je als werkgever met 80% eindheffing. Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen, zoals €0,23 per kilometer reiskosten en €2,45 per thuiswerkdag, die de vrije ruimte niet belasten.
De WKR is een van de onderdelen van de loonadministratie die we bij klanten het vaakst slordig ingericht zien. Niet omdat de regels zo ingewikkeld zijn, maar omdat de kosten verspreid door de boekhouding lopen: een kerstpakket bij de inkoopfacturen, een fiets via een leasemaatschappij, een thuiswerkvergoeding via de salarisstrook. Aan het eind van het jaar weet niemand meer wat er in de vrije ruimte is gevallen. In dit artikel zie je hoe de regeling in 2026 werkt en hoe je hem zo inricht dat de afrekening in februari een formaliteit wordt.
De vrije ruimte wordt berekend over het totale fiscale loon van alle werknemers samen (kolom 14 van de loonstaat).
Een paar voorbeelden:
Een DGA zonder personeel met een gebruikelijk loon van €58.000 heeft dus een vrije ruimte van €1.160. Dat is niet veel, maar genoeg voor een fatsoenlijk kerstpakket en een paar kleine verstrekkingen. Voor het gebruikelijk loon zelf verwijzen we naar ons artikel over DGA salaris in 2026.
Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte, mits je ze vooraf als eindheffingsloon aanwijst en ze aan de voorwaarden voldoen. De belangrijkste in 2026:
De noodzakelijkheidstoets bij ICT en gereedschap is een praktisch punt: de werkgever beslist, maar moet het kunnen uitleggen. Een iPhone voor een medewerker die nooit buiten kantoor werkt, is lastiger te verdedigen dan een laptop voor een consultant.
Bij nihilwaarderingen is de waarde van een verstrekking voor de loonheffing nul. Ook die tellen niet mee voor de vrije ruimte. Voorbeelden:
Let op het verschil tussen werkplek en thuis. Een bureaustoel op kantoor is een nihilwaardering. Een bureaustoel voor thuis kan onder de arbovrijstelling vallen als hij aan de arbonormen voldoet en de werkgever hem ter beschikking stelt; anders gaat hij ten koste van de vrije ruimte.
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Dat is geen percentage over het bruto bedrag van de werknemer: het komt bovenop de kosten die je al hebt gemaakt. Een overschrijding van €5.000 kost je dus €4.000 extra.
De afrekening gebeurt per kalenderjaar. Je geeft de eindheffing over 2026 aan in de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van 2027. Bij maandaangifte is dat de aangifte over februari 2027, uiterlijk in te dienen en te betalen op 31 maart 2027. Bij vierwekenaangifte is het het derde tijdvak.
Heb je in de loop van het jaar al inzicht? Dan kun je ervoor kiezen om een verwachte overschrijding eerder af te dragen. Wie te laat aangeeft, krijgt een correctie met belastingrente en mogelijk een verzuimboete.
Behoren meerdere BV's tot een concern (95% of meer verbonden, zoals bij een fiscale eenheid), dan mag je kiezen voor de concernregeling. De vrije ruimte wordt dan berekend over de gezamenlijke loonsom en je rekent één keer af bij de concernvennootschap van je keuze.
Het voordeel: een BV die haar ruimte niet gebruikt, compenseert een BV die eroverheen gaat. Het nadeel: de 2% schijf geldt maar één keer voor het hele concern. Een rekenvoorbeeld met twee werkmaatschappijen met elk €300.000 loonsom:
De concernregeling kost hier €1.640 vrije ruimte. Hij loont alleen als de ene BV structureel ruimte overhoudt en de andere structureel overschrijdt. Je kiest per kalenderjaar, dus je kunt het elk jaar opnieuw doorrekenen. Meer over groepsstructuren lees je in ons artikel over de fiscale eenheid in de vennootschapsbelasting.
Je mag niet alles wat je wilt in de vrije ruimte onderbrengen. Een vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als vuistregel accepteert de Belastingdienst tot €2.400 per werknemer per jaar zonder nadere toets. Daarboven moet je aannemelijk kunnen maken dat het gebruikelijk is.
Deze toets speelt vooral bij DGA's. Een DGA die zichzelf een e-bike van €4.500 verstrekt en die volledig in de vrije ruimte stopt, komt boven de €2.400. Dan is het risico dat de Belastingdienst het bedrag als loon van de DGA aanmerkt, met loonheffing bij de DGA in plaats van eindheffing. Een eenvoudige beslisregel: verstrek de DGA niets wat je een vergelijkbare werknemer niet ook zou geven.
Een creatief bureau heeft in 2026 een fiscale loonsom van €600.000. De vrije ruimte is €10.360. Het bureau doet de volgende uitgaven:
Totaal in de vrije ruimte: €11.025. De overschrijding is €665 en de eindheffing 80% x €665 = €532. Had het bureau de fiets niet verstrekt maar via een leaseconstructie ter beschikking gesteld, dan was de bijtelling 7% van de consumentenadviesprijs per jaar geweest. Die bijtelling kan de werkgever ook als eindheffingsloon aanwijzen en in de vrije ruimte onderbrengen: bij een fiets van €2.000 is dat €140 per jaar in plaats van €2.000 in één keer.
Voor de reiskosten geldt: bij een vaste vergoeding reken je met 214 werkdagen bij een voltijdse werkweek, naar rato bij minder dagen. Wie structureel thuiswerkt, mag daarvoor geen reiskosten meer ontvangen voor die dagen.
De afrekening in februari is alleen eenvoudig als je het hele jaar per uitgave vastlegt in welke categorie hij valt. Wij werken bij klanten met een vaste set grootboekrekeningen:
In Moneybird gebruiken we daarvoor categorieën en desgewenst kostenplaatsen per medewerker. In Exact Online werken we met aparte grootboekrekeningen plus een kostendrager voor de BV als je de concernregeling toepast. Belangrijk: voor de WKR reken je in de regel met de factuurwaarde inclusief btw. Bovendien is btw op kerstpakketten en personeelsfeesten vaak niet aftrekbaar door het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA). Zorg dat de WKR rekening het bedrag inclusief btw laat zien, ook als de btw apart op de btw rekening staat.
Per kwartaal maken we een tussenstand: vrije ruimte op basis van de loonsom tot dan, en de uitgaven tot dan. Zo zie je in oktober al of het kerstpakket nog past. Meer over loonadministratie lees je op salarisadministratie uitbesteden.
Voor de meeste mkb bedrijven is de WKR geen fiscaal risico maar een administratief probleem. Als de kosten goed geboekt zijn, is de afrekening een berekening van tien minuten. Bij OneStone richten we de grootboekstructuur in Moneybird of Exact Online zo in dat elke WKR uitgave direct in de juiste categorie belandt, maken we per kwartaal een tussenstand en verwerken we de eindheffing samen met de salarisadministratie in de aangifte over tijdvak 2. Je weet dan in het najaar al wat er nog kan.
Let op: Dit artikel is met zorg samengesteld op basis van de wet en regelgeving zoals die in 2026 geldt en is bedoeld als algemene toelichting. Het vormt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Je eigen situatie kan tot een andere uitkomst leiden. Overleg altijd met je adviseur voordat je beslissingen neemt.
Lees ook: DGA-salaris 2026: de €58.000-norm en hoe je het juiste loon bepaalt · Fiscale eenheid vennootschapsbelasting: voorwaarden, voordelen en valkuilen · Management fee versus DGA-salaris: de optimale opzet in een holdingstructuur
Wil je de WKR het hele jaar netjes bijhouden in plaats van in maart alles uit te zoeken? Bekijk salarisadministratie uitbesteden of Effortless Finance, of plan een vrijblijvende kennismaking.
Plan een vrijblijvende kennismaking. We kijken samen naar je cijfers en waar de meeste winst te halen valt.
Het handhavingsmoratorium is voorbij, de naheffing loopt terug tot 1 januari 2025 en op 31 december 2026 gaat het rechtsvermoeden onder €38 per uur in. Dit moeten opdrachtgevers en zzp'ers nu regelen.
BV of eenmanszaak?
Wat kost een boekhouder voor een eenmanszaak?
