E-facturatie verplicht: ViDA, de Nederlandse plannen en je tijdlijn tot 2030

E-facturatie wordt verplicht in twee stappen. Door het Europese ViDA pakket moet je vanaf 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende B2B transacties binnen de EU een gestructureerde e-factuur volgens de Europese norm EN 16931 sturen en die transactie digitaal rapporteren. Het kabinet heeft op 11 september 2026 besloten dat ook binnenlandse B2B facturen vanaf 1 juli 2030 elektronisch moeten, met een digitale btw rapportage vanaf 1 juli 2031; ondernemers in de kleineondernemersregeling blijven uitgezonderd.

Een PDF die je per mail verstuurt, is dan geen e-factuur meer. Dat is het misverstand dat wij het vaakst tegenkomen: "wij factureren toch al digitaal". Een e-factuur in de zin van ViDA is een bestand dat software zonder menselijke tussenkomst kan lezen en verwerken, zoals een UBL bestand dat via het Peppol netwerk wordt verstuurd. In dit artikel lees je wat er precies is besloten, wat nog open ligt, wat Moneybird en Exact Online nu al kunnen en welke stappen je de komende jaren zet.

Wat is ViDA en wat is er in 2025 besloten?

ViDA staat voor VAT in the Digital Age, btw in het digitale tijdperk. Het pakket bestaat uit een richtlijn en twee verordeningen. De Raad van de EU heeft het op 11 maart 2025 aangenomen; de richtlijn (EU) 2025/516 is op 25 maart 2025 gepubliceerd en op 14 april 2025 in werking getreden.

ViDA heeft drie pijlers: digitale rapportage en e-facturatie, regels voor platforms in het personenvervoer en kortetermijnverhuur, en een uitbreiding van de enkele btw registratie (OSS). Voor de meeste mkb bedrijven is de eerste pijler degene die de administratie raakt. Wil je meer weten over de OSS, lees dan ons artikel over de OSS aangifte.

Welke data gelden er tot 2030 en 2035?

• 14 april 2025: lidstaten mogen zonder Europese toestemming een binnenlandse e-facturatieplicht invoeren. Ook vervalt de eis dat de afnemer akkoord moet gaan met een e-factuur, voor zover een lidstaat die verplicht stelt.
• 1 januari 2026: België verplicht gestructureerde B2B e-facturen via Peppol voor in België gevestigde btw ondernemers. Heb je Belgische zakelijke klanten, dan krijg je nu al vragen om Peppol.
• 1 juli 2030: verplichte e-facturatie en digitale rapportage (DRR, digital reporting requirements) voor intracommunautaire B2B transacties. In Nederland start op dezelfde datum de binnenlandse e-facturatieplicht.
• 1 juli 2031: Nederlandse ondernemers moeten een selectie van gegevens uit hun binnenlandse facturen digitaal aan de Belastingdienst rapporteren.
• 1 januari 2035: lidstaten met een eigen binnenlands rapportagesysteem moeten dat uiterlijk dan laten aansluiten op het Europese systeem.

Wat verandert er voor intracommunautaire transacties?

Vanaf 1 juli 2030 gelden voor B2B leveringen en diensten binnen de EU drie nieuwe regels:

• Structurele e-factuur verplicht: volgens EN 16931. Een PDF, een Word document of een gescande factuur volstaat niet.
• Factuur binnen tien dagen: na het belastbare feit. Nu heb je tot de vijftiende van de maand na de levering.
• Rapportage per transactie: de gegevens van de factuur gaan, eveneens binnen tien dagen, naar de belastingdienst van de lidstaat van de leverancier. Die deelt ze met de lidstaat van de afnemer. Ook de afnemer rapporteert. Deze rapportage per factuur is bedoeld om de huidige opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) te vervangen.

Voor een webshop of groothandel met Duitse en Belgische zakelijke klanten betekent dat: factureren in batches aan het eind van de maand past niet meer. Wie nu op de laatste dag van de maand alle leveringen factureert, moet het ritme omzetten naar dagelijks of wekelijks.

Wat heeft Nederland besloten voor binnenlandse B2B e-facturatie?

Op 10 maart 2026 stuurde staatssecretaris Eerenberg het onderzoeksrapport over de infrastructuur naar de Tweede Kamer. Op 11 september 2026 volgde het besluit. De kern, voor zover nu bekend:

• E-facturatie binnenlands B2B vanaf 1 juli 2030: dezelfde datum als de Europese plicht voor grensoverschrijdende transacties.
• Digitale rapportage binnenlands vanaf 1 juli 2031: een selectie van factuurgegevens, niet de complete factuur.
• KOR ondernemers uitgezonderd: ondernemers die de kleineondernemersregeling toepassen (omzet maximaal €20.000 per kalenderjaar) vallen buiten de binnenlandse plicht. Zie ons artikel over de KOR in 2026.
• Eén norm: alleen de Europese norm EN 16931; Nederland voegt geen eigen standaard toe.
• Wetgeving: het concept wetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in internetconsultatie, de indiening bij de Tweede Kamer is voorzien voor de zomer van 2027 en de parlementaire behandeling moet uiterlijk 1 juli 2028 klaar zijn.

Wat nog niet vaststaat:

• Het netwerk: het onderzoek adviseert Peppol als enige netwerk voor zowel facturatie als rapportage. Het kabinet heeft dat besluit nog niet genomen. Peppol is wel de logische kandidaat, omdat de overheid het al gebruikt voor facturen aan de Rijksoverheid en België ermee werkt.
• Welke gegevens precies worden gerapporteerd en hoe snel: dat moet het wetsvoorstel uitwijzen.
• B2C: facturen aan consumenten vallen niet onder de plannen.
• Details van de KOR uitzondering: bijvoorbeeld of KOR ondernemers e-facturen wel moeten kunnen ontvangen.

Tot het wetsvoorstel is aangenomen, zijn dit beleidsvoornemens. De datum van 1 juli 2030 voor intracommunautaire transacties ligt Europees vast; de binnenlandse invulling kan in de details nog schuiven.

Wat is een e-factuur wel en wat niet?

Het onderscheid zit in de vraag of software de factuur zonder interpretatie kan verwerken.

• PDF per e-mail: geen e-factuur onder ViDA. Het is een digitaal plaatje van een papieren factuur; de ontvanger moet hem laten herkennen of overtypen.
• PDF met ingebed XML bestand (zoals ZUGFeRD): telt als e-factuur als het XML deel aan EN 16931 voldoet. Het XML deel is dan leidend, de PDF is alleen een leesbare weergave.
• UBL bestand: UBL (Universal Business Language) is een XML formaat dat aan EN 16931 voldoet. In Nederland is de afspraak de NLCIUS (SI-UBL 2.0); internationaal Peppol BIS Billing 3.0. Dit is een e-factuur.
• UBL via Peppol: Peppol is het netwerk, UBL is het bestand. Via Peppol gaat de factuur rechtstreeks van je boekhoudpakket naar dat van je klant, via zogeheten access points. Geen mailbox, geen spamfilter, geen verkeerd adres.
• Factuur via een klantportaal waar je gegevens intypt: dat hangt af van wat het portaal aflevert. Voor de wet telt of er een EN 16931 bestand ontstaat.

Vuistregel: als je klant de factuur nog ergens moet uploaden of laten scannen, is het geen e-factuur.

Rekenvoorbeeld: wat levert het nu al op?

Neem een groothandel met 450 verkoopfacturen en 300 inkoopfacturen per maand, waarvan 90 verkoopfacturen naar zakelijke klanten in België en Duitsland gaan.

Aan de inkoopkant: een PDF factuur laten herkennen, controleren en coderen kost in de praktijk al snel 3 minuten per factuur. Dat is 300 × 3 = 900 minuten, 15 uur per maand. Komt de factuur als UBL binnen met artikelregels, btw en IBAN als gestructureerde velden, dan resteert controle en goedkeuring: zeg 1 minuut per factuur, 5 uur per maand. Bij een uurtarief van €75 voor een junior boekhouder scheelt dat 10 × €75 = €750 per maand, €9.000 per jaar, nog los van minder fouten en minder dubbele betalingen.

Aan de verkoopkant: de 90 facturen naar België gaan sinds 2026 bij voorkeur via Peppol, omdat Belgische afnemers daar zelf op zijn ingericht. Vanaf 1 juli 2030 moeten ze binnen tien dagen worden uitgereikt en gerapporteerd. Wie nu al per levering factureert via Peppol, hoeft in 2030 niets meer om te bouwen.

Deze besparing is een indicatie; hoe groot hij bij je is, hangt af van het aandeel leveranciers dat al via Peppol of UBL factureert.

Hoe ondersteunen Moneybird en Exact Online Peppol?

Beide pakketten waarmee wij werken, kunnen vandaag al via Peppol versturen en ontvangen.

• Moneybird: aanmelden voor Peppol is gratis. De eigenaar van de administratie verifieert het afzendadres per e-mail en het IBAN via een iDEAL of Wero betaling van €0,15, en zet daarna onder Instellingen, Facturen en offertes, Peppol en UBL de schakelaar aan. Moneybird controleert bij elk contact of het via Peppol bereikbaar is (op btw nummer, KVK nummer of OIN) en kiest dan automatisch Peppol als verzendmethode. Inkomende Peppol facturen komen direct in de administratie binnen. Meer over de inrichting lees je op onze pagina Moneybird boekhouder.
• Exact Online: heeft een eigen Peppol access point. Je activeert de UBL koppeling en de Peppol registratie vanuit het pakket, met de juiste rechten voor UBL en Peppol instellingen. Inkomende e-facturen worden ingelezen, geboekt en na eventuele goedkeuring betaalbaar gesteld. Zie ook Exact Online boekhouder en onze vergelijking Exact Online versus Moneybird.

Let op twee details. Ten eerste moet je eigen stamdata kloppen: btw nummer, KVK nummer en IBAN zijn in Peppol je adres. Ten tweede moeten je debiteuren goed zijn vastgelegd, anders kan het pakket hun Peppol adres niet vinden.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat PDF genoeg is: onder ViDA niet. De voorbereiding begint bij het besef dat je huidige proces niet voldoet.
• Factureren in maandbatches: voor intracommunautaire transacties geldt vanaf 2030 een termijn van tien dagen.
• Rommelige stamdata: verkeerde btw nummers, ontbrekende KVK nummers en dubbele relaties maken Peppol verzending onmogelijk en leveren straks foutieve rapportages op.
• Losse factuurtools naast het boekhoudpakket: een facturatiemodule in je webshop of CRM die alleen PDF's maakt, moet worden vervangen of gekoppeld.
• Wachten tot 2029: softwareleveranciers, je klanten en je leveranciers gaan in dezelfde periode over. Wie vroeg is, test in alle rust.
• Alleen naar verkoop kijken: de grootste efficiencywinst zit vaak aan de inkoopkant.

Voorbereidingschecklist

• Nu: activeer Peppol in Moneybird of Exact Online en zet ontvangen aan. Dat kost niets en levert direct gestructureerde inkoopfacturen op.
• Nu: schoon je debiteuren en crediteuren op: btw nummer, KVK nummer, IBAN, juiste rechtsvorm en vestigingsland.
• 2026 en 2027: breng in kaart waar facturen ontstaan. Factureer je uit een webshop, CRM, projecttool of ERP, vraag de leverancier naar EN 16931 en Peppol ondersteuning.
• 2027: vraag je grootste leveranciers om via Peppol te factureren en je grootste klanten of ze via Peppol kunnen ontvangen.
• 2028: zet het factureerritme om naar per levering of per week, zeker voor intracommunautaire klanten.
• 2028 en 2029: volg het Nederlandse wetsvoorstel en de details van de rapportage; richt het btw proces daarop in, zie ook btw aangifte in Moneybird.
• Uiterlijk 1 juli 2030: alle B2B facturen, binnenlands en intracommunautair, gaan als EN 16931 e-factuur de deur uit.

Wat dit voor je betekent

Als je B2B factureert en niet onder de KOR valt, dan moet je facturatie uiterlijk 1 juli 2030 volledig gestructureerd zijn. Dat lijkt ver weg, maar de stappen die er het meest toe doen (stamdata, Peppol activeren, factuurstromen buiten het boekhoudpakket) kun je nu zetten en ze leveren direct tijdwinst op. Bij klanten die wij in Moneybird of Exact Online begeleiden, zetten wij Peppol ontvangen standaard aan en loggen we per leverancier of die al via UBL factureert. Zo zie je per maand hoeveel van je inkoop al automatisch binnenkomt en waar nog werk zit.

Let op: Dit artikel is met zorg samengesteld op basis van de Europese regelgeving en de Nederlandse beleidsvoornemens zoals die in september 2026 bekend zijn, en is bedoeld als algemene toelichting. Het Nederlandse wetsvoorstel moet nog worden ingediend en details kunnen wijzigen. Het vormt geen persoonlijk fiscaal advies. Overleg altijd met je adviseur voordat je beslissingen neemt.

Veelgestelde vragen

• Vanaf wanneer is e-facturatie verplicht in Nederland? Voor B2B transacties binnen de EU vanaf 1 juli 2030 op grond van ViDA. Het kabinet wil dezelfde datum laten gelden voor binnenlandse B2B facturen; het wetsvoorstel daarvoor volgt nog.
• Is een PDF factuur straks nog toegestaan? Voor B2B transacties die onder de plicht vallen niet. Een PDF is geen gestructureerde e-factuur. Facturen aan consumenten vallen voor zover nu bekend buiten de plicht.
• Moet ik verplicht Peppol gebruiken? Voor Nederland is dat nog niet besloten. Peppol is wel het aanbevolen netwerk en wordt al gebruikt voor facturen aan de overheid en in België. Wie nu kiest voor Peppol, zit vrijwel zeker goed.
• Geldt de plicht ook voor mij als KOR ondernemer? Het kabinet houdt KOR ondernemers buiten de binnenlandse e-facturatieplicht. Factureer je ook aan zakelijke klanten in andere EU landen, laat dan apart toetsen welke regels voor je gelden zodra de Europese plicht in 2030 ingaat.
• Wat kost Peppol in Moneybird? Aanmelden is gratis. Je verifieert alleen je e-mailadres en je IBAN met een betaling van €0,15.
• Wat is het verschil tussen UBL en Peppol? UBL is het bestandsformaat van de factuur. Peppol is het netwerk waarover dat bestand van pakket naar pakket gaat.

Bronnen

• Rijksoverheid, Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven, 11 september 2026 (https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2026/09/11/kabinet-kiest-voor-invoering-e-facturatie-en-rapportage-voor-bedrijven)
• Rijksoverheid, Aanbiedingsbrief bij rapport ViDA e-facturatie en digitale rapportage, 10 maart 2026 (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2026/03/10/aanbiedingsbrief-rapport-vida-efacturatie-en-digitale-rapportage)
• Rijksoverheid, Kamerbrief over de implementatie van de richtlijn btw in het digitale tijdperk, 26 juni 2025 (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/2025/06/26/kamerbrief-over-de-implementatie-van-de-richtlijn-btw-in-het-digitale-tijdperk)
• Europese Commissie, ViDA implementation strategy (https://taxation-customs.ec.europa.eu/document/download/d5c72f2a-df00-473d-8f8a-5400b999e1aa_en?filename=Implementation+strategy.pdf)
• Moneybird, Aanmelden voor Peppol (https://helpcenter.moneybird.nl/nl/articles/227718-aanmelden-voor-peppol)
• Exact, Whitepaper Peppol elektronisch factureren (https://files.exact.com/static/web/downloads/NL-ACY-Whitepaper-peppol-elektronisch-factureren.pdf)
• VATupdate, Netherlands confirms domestic B2B e-invoicing and digital reporting roadmap aligned with ViDA (https://www.vatupdate.com/2026/09/12/netherlands-confirms-domestic-b2b-e-invoicing-and-digital-reporting-roadmap-aligned-with-vida/)

Lees ook: Exact Online vs. Moneybird in 2026: welk boekhoudpakket past bij jou? · OSS-aangifte in 2026: een btw-melding voor heel de EU · E-commerce boekhouding in 2026: btw, OSS en platformverkoop

Liever laten regelen?

Wil je Peppol goed ingericht hebben en je factuurstromen klaar voor 2030, zonder zelf in de instellingen te duiken? Bekijk Moneybird boekhouder of Exact Online boekhouder, of plan een vrijblijvende kennismaking.